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档案管理与企业商业秘密的保护

2018-04-22 21:37:32

企业档案管理办法_规章制度
企业档案管理办法_规章制度档案管理与企业商业秘密的保护

档案治理与企业商业秘密的保卫摘要:商业秘密是现代企业核心竞争力的重大组成部分,随着资讯产业的进展,对商业秘密的侵害越来越突出。

本文从档案治理的 角度,分析了档案信息治理中商业秘密实在定及保卫措施。

关键词:商业秘密; 档案治理;保卫前言 商业秘密是市场经济进展的产物,是学问产权的重大组成部分,也是企业重大的无形资 产, 它对企业在市场竞争中的生活和进展有着重大影响。

随着我国社会主义市场经济的进展, 商业秘密已经成为企业技术创新的重大内容,是企业形成和保持竞争优势的重大手段。

在市 场经济条件下,进一步加强企业商业秘密,特别是档案信息中的商业秘密的保卫工作,对于 保卫企业学问产权,提高企业治理水平,增强企业竞争能力,促进企业进一步进展,都具有 非常重大的意义。

1商业秘密的认定所谓商业秘密,依据我国《反不正当竞争法》第十条的规定,是指:“不为公众所知悉、 能为权益人带来经济利益、具有有用性并经权益人采取保密措施的技术信息和经营信息。

” 企业在确认商业秘密时,要注意以下几点:(1)商业秘密主如果指生产方法、技术、工艺、 配方、数据、程序、设计、客户名单、货源情报、招投标文件以及其他技术信息和经营信息; (2)这些信息必须处在秘密和难以为公众知悉的状态;(3)这些信息必须具有有用性,能 给企业带来经济利益;(4)企业作为权益人,必须对这些信息采取合理的保密措施。

2如何确定档案信息中的商业秘密事实上,商业秘密一般都是记录于档案中的,有时是集中记录,有时则是零散分布。

在 档案中认定商业秘密,务必在档案资料中切实识别和把握商业档案的机密秘密性、有用价值 性、保密措施性三大基本特征和具体体现,从这些纷繁复杂、形式各异的档案中,及时精确 地辨认商业秘密,保卫商业秘密。

2.1 机密秘密性特征 在档案中认定商业秘密,首先要在档案中审查其是否具有机密秘密性特征。

商业秘密的 机密秘密性特征的本质内涵就是“不为公众所知悉” ,因为如果已经被公众所知晓了,就根本 谈不上秘密可言了。

商业秘密的内容不仅是不知晓的,即处于秘密状态的,而且通过正常手 段是不可以获得的。

2.2 有用价值性特征 在档案中认定商业秘密,其次要在档案中审查其是否具有有用价值性特征。

商业秘密的 有用价值性也是商业秘密存在并予以保卫的根本原因和价值依据。

因为商业秘密在内容上与 现有技术、经营等方面具有差异性,且不易通过正当手段和正常途径被公众特殊是竞争者所 知晓而使得争相效仿,正是这种差异性能够给权益人带来技术上或经营上的竞争优势,否则 商业秘密就丧失了其被保卫的意义。

我们强调预防通过档案泄露商业秘密,就是要保卫商业 秘密所支撑的竞争优势不被窃取或削弱。

2.3 保密措施性特征

在档案中认定商业秘密,最后要在档案中审查其是否具有保密措施性特征。

保密措施性 作为商业秘密的一个重大特征,要求权益人对自己的商业秘密采取肯定的必要的保密措施。

以预防向外泄露,特殊是预防竞争对手知晓并加以利用。

值得注意的是,如果权益人没有采 取相应的保卫措施,既使商业秘密被窃取,也是不受法律保卫的。

3档案治理工作中商业秘密的保卫记载商业秘密的档案是企业档案的核心与精华,是档案保管工作的重点所在。

我们应采 取各种有效措施切实加强保卫和治理。

3.1 档案收集工作中商业秘密的保卫 企业应当保留生产、开发、寻求过程中取得的作为商业秘密的技术信息和经营信息的各 种原始资料。

各基层单位及相关部门应当设立兼职资料员,担负收集日常工作中产生的重大 资料。

如含有保密技术的或特殊生产条件下的工艺参数和设备参数、科研开发部门的可研报 告、产品设计方案和记录、产品的设计图样和工艺文件、产品的测试记录、记录化学配方的 文件、储备计算机软件的电子文件以及市场销售信息、客户名单、招投标文件、原材料供应 商名单和产品价格表等档案信息通常可以列入到本单位的商业秘密范围中。

档案室在接收档案时,应深入生产一线和相关部门,摸清各种文件材料形成的情况和底 数,积极做好商业秘密的收集工作,保证本单位技术秘密和经营秘密的完整、系统。

其它, 一项科研任务结束之后,档案室应主动做好有关档案的催交工作,预防商业秘密流失或被个 人垄断。

在科技文件材料归档时,需要根据该成果实际达到的水平以及商业秘密的法定构成条件 对最终形成的成套文件进行商业秘密的重新评估和再次认定。

评价时应考虑该信息的生命周 期长短、技术成熟程度、潜在价值大小和市场需求程度等因素。

如果评价后,没有达到预期 的水平,则可调整其密级和保密期限。

如果有些项目根本不具有法定的构成条件,则可划出 商业秘密的保卫范围;如果达到或超过了,应继续做好该成果的保密工作或提高其密级和保 密期限。

归档时,归档范围应适当扩大,力求将与商业秘密相关的文件全部纳入其中,并在 此基础上对它们进行系统的整理,及时移交给具有较好保密设施的科技档案部门,以免散失 而泄密。

3.2 档案日常治理工作中商业秘密的保卫 在档案日常治理工作中,应建立健全档案保密治理规章制度。

限制接触商业秘密的员工 人数且定期重新评估需要接触商业秘密的员工名单,并作出调整;在涉及商业秘密的档案上 注明“机密”或“商业秘密”字样,当载有商业秘密的档案转移时,应当加封。

同时,还要加强对档案治理人员的教育,严格遵守《保密守则》 ,做到不该说的机密绝 对不说,不该看的机密材料绝对不看。

严格按照机密等级履行查借阅制度,不得因私人关系 违章。

不得任意扩大查借阅范围,阅档要在特意的阅档室。

如查阅者需要摘抄档案的内容, 必须持审批单并经有关领导同意方可摘抄。

整理档案应在档案室内进行,档案人员不得私下 将档案带出档案室,以防失密或丢失;在档案室整理档案时,不许接待亲友。

接收和移出档 案,必须认真清点,核对交接清单,不得遗失。

如发觉档案材料丢失、损坏要及时报告。

其它,企业还应逐步建立健全商业秘密保卫制度,使商业秘密保卫措施制度化。

如:商 业秘密事项产生、认定治理方法;商业秘密资料使用和销毁治理方法;商业秘密密级确定及 保密期限治理方法;职工保守商业秘密治理方法;商业秘密治理奖惩方法;对外接待保密管 理方法;商业秘密要害部位保密工作治理方法;会议保密规定;传真机、计算机和通讯设备 使用治理规定等。

4商业秘密保卫过程中需要注意的问题

在涉及商业秘密的司法纠纷中,档案信息是否具有秘密性常常是争议的焦点。

商业秘密 的秘密属性包含客观秘密性(即不为公众所知悉)、 主观秘密性(即权益人采取了适当的保密措 施)。

一项信息只有同时具备主观和客观秘密性, 才有可能构成商业秘密并取得相应的法律保 护。

不加密的“商业秘密”不受保卫。

然而,在我国法律中并没有对商业秘密的保密措施做 出进一步的规定。

国家工商局在 1993 年公布的《关于禁止侵犯商业秘密行为的若干规定》中 规定: “权益人的保密措施包含订立保密协议,建立保密制度及采取其他合理的保密措施” , 内容比较宽泛。

值得注意的是深圳特区在 1995 年施行的《企业技术秘密保卫条例》中对保密 措施作了专条规定, 包含: (1)合法拥有技术秘密的企业与因业务上必要知悉该秘密的员工, 或业务相关人员已签有保密协议, 或者提出保密要求并已明确告知有关员工及相关业务人员; (2)合法拥有技术秘密的企业已经对该秘密的存放使用、转移各环节采取了有效的控管措施。

我们应当参照上述规定对自己的商业秘密采取必要的保密措施,建立起完善的保管制度,因 为这不仅是一种事实上的需要,也是法律上的要求。

随着我国市场竞争的日趋激烈,企业应 提高保密意识,进行保密成本的投入是必要的也是值得的。

对科技成果更应采取保密措施, 如果不采取保密措施,不但会造成泄密,使企业处于市场竞争的被动地位,而且即使权益受 到损害,法律也对此无能为力,就只有“吃哑巴亏”了,这些教训是惨痛的。

只有企业和科 研单位真正从思想上认识到保密工作的重大性,并采取切实有力的措施,真正贯彻履行,才 会切实地维护自己的权益,不被竞争对手击倒。

总之,保卫商业秘密,关键在于防患于未然,建立健全相关治理制度。

否则,即使事后 诉诸法律,也要耗费大量人力物力,况且所受的经济和声誉损失也不是赔偿金所能补偿的。

由于科技档案治理工作的失误而使单位商业秘密泄露、消逝的案例已经举不胜举,在肯定程 度上可以说档案工作的失误已经成为商业秘密流失的重大渠道之一。

切实加强档案治理,不 断完善档案治理制度,预防商业秘密流失,这是摆在我们面前的一项紧迫而艰巨的任务。

参考文献1. 倪才龙。

《商业秘密保卫法》 ,上海:上海大学出版社,2005 年 8 月。

2. 孔祥俊。

《商业秘密保卫法原理》北京: 中国法制出版社,1999 年, 第 44 页。