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excel表格的基本操作实用技巧大全

Excel 表格实用技巧大全一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中,如果想让总分大于等于 500 分的分数以蓝色显示,小于 500 分的分 数以红色显示。

操作的步骤如下:首先,选中总分所在列,执行“格式→条件格式”,在弹出的“条 件格式”对话框中,将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”,然后在第三 个框中输入 500,单击[格式]按钮,在“单元格格式”对话框中,将“字体”的颜色设置为蓝色,然后 再单击[添加]按钮,并以同样方法设置小于 500,字体设置为红色,最后单击[确定]按钮。

这时候,只要你的总分大于或等于 500 分,就会以蓝色数字显示,否则以红色显示。

二、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的则按姓氏排序。

操作步骤如下:先选中所有的数据列,选择“数据→排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字” 下拉列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”,最后单 击[确定]按钮。

三、分数排行: 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序, 当遇到总分一样的则按姓氏排序。

操作 步骤如下:先选中所有的数据列,选择“数据→排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉 列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”,最后单击[确 定]按钮四、控制数据类型 在输入工作表的时候, 需要在单元格中只输入整数而不能输入小数, 或者只能输入日期型的数 据。

幸好 Excel 2003 具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。

先选择某些特定单元格,然 后选择“数据→有效性”,在“数据有效性”对话框中,选择“设置”选项卡,然后在“允许”框中选择特 定的数据类型,当然还要给这个类型加上一些特定的要求,如整数必须是介于某一数之间等等。

另外你可以选择“出错警告”选项卡,设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。

如果不 设置就会以默认的方式打开警告窗口。

怎么样,现在处处有提示了吧,当你输入信息类型错误或 者不符合某些要求时就会警告了。

1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符? 例如:在单位的人事资料,在 excel 中输入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再 加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那 么我们可以用下面的办法,省时又省力: 1)假设证书号在 A 列,在 A 列后点击鼠标右键,插入一列,为 B 列 ; 单元格写入: ="13" & A2 后回车; 3)看到结果为 2)在 B2

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图1

13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到 B2 位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键 往下拖动直到结束。

当你放开鼠标左键时就全部都改好了。

若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入:=A2 & “13” 后回车。

2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数? 打开“工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文 件数目即可。

若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉 即可。

3、在 EXCEL 中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成1月1日,1月2日等日 期形式,怎么办? 这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”, 再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 4、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件? 点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。

如果在“工具”菜单下没有 “自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜单下“加载宏...”选上“自动保存”,“确定”。

然后进行设置即 可。

5、用 Excel 做多页的表格时,怎样像 Word 的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行) 是一样的。

但是不是用页眉来完成? 在 EXCEL 的文件菜单-页面设置-工作表-打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下 折叠对话框按钮后, 用鼠标划定范围即 为表头。

6、在 Excel 中如何设置加权平均? 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到, 并不是一项很复杂的计算, 关键是要理解加权平均 值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单 价)平均后得到的那个单位值。

在 Excel 中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是 各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。

7、 如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表, 如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚? 如何才能一次打印多个工作表? 把鼠标移到工作表的名称处 (若你没有特别设置的话, Excel 自动设置的名称是“sheet1、 sheet2、 sheet3.......”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操 作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。

8、EXCEL 中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在 太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决? 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话, 那么在制作 EXCEL 表格时就应将序 号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这 一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。

9、 Excel2000 做成的工资表, 用 只有第一个人有工资条的条头 (如编号、 姓名、 岗位工资.......) , 想输出成工资条的形式。

可。

这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作

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图2

这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作 表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高 度即可。

10、在Excel 中小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事, 该怎么办? 这是一个比较特殊的问题, 我曾为此花了十几个小时的时间, 但说白了很简单。

在Windows 的控制面板中, 点击“区域设置”图标, 在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中 文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”), 按“确定”按钮结束。

这样再打开 Excel 就一切都正常了。

11、如何快速选取特定区域? 使用 F5 键可以快速选取特定区域。

例如,要选取 A2:A1000,最简便的方法是按 F5 键,出现 “定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域 A2:A1000。

12、如何快速返回选中区域? 按 Ctr+BacksPae(即退格键)。

13、如何快速定位到单元格? 方法一:按 F5 键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定” 按钮即可。

方法二:单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。

14、“Ctrl+*”的特殊功用 一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后 按下 Ctrl+* 键可选定整个表格。

Ctfl+* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐 射所涉及到的有数据单元格的最大区域。

16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容? 选定单元格区域,输入值,然后按 Ctrl+ Ener 键,即可实现在选定的单元格区域中一次性 输入相同的值。

17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办? 如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键 把参数粘贴到编辑栏内。

具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按 Ctr+ A 键,Excel 则自动 进入“函数指南——步骤 2 之 2”。

当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方 法显得特别有用。

18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置? 按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的次序。

具体方法是: 选定单元格,按下 Shift 键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指 针箭头(空心箭头),然后按住鼠标左键进行拖放操作。

上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变

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图3

为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的 一个或多个单元格就被拖放至新的位置。

19、如何让屏幕上的工作空间变大? 可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化 Excel 窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示” 命令。

20、如何使用快显菜单? 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令, 利用它们可以大大提高操作效率。

首先选定一个区 域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。

21、如何使用快显菜单? 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。

首先选定 一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。

22、如何防止 Excel 自动打开太多文件? 当 Excel 启动时, 它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。

当该目录下的文件过多时, Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。

解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文件移走。

另外,还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件:选择“工具”\“选项”\“普通”,将“替补启动 目录”一栏中的所有内容删除。

23、如何去掉网格线? 1)除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效; 2)除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况:你在编辑时未定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格 线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一 些所谓的“电脑”VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样。

要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页 面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。

24、如何快速格式化报表? 为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。

有快捷方法,即自动套用 Excel 预设的 表格样式。

方法是: 选定操作区域,选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,在格式列表框中 选取一款你满意的格式样式, 按“确定”按钮即可。

要注意的是, 格式列表框下面有包括“数字”、 “边 框线”、“字体”等 6 个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会 用该项。

25、如何快速地复制单元格的格式? 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。

选择含有所需源格式 的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元 格即可将格式拷贝过去。

26、如何为表格添加斜线?

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图4

一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。

其实,我们可以使用绘图工 具来实现: 单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型.将其移至要添加斜线的开始位置, 按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。

另外,使用“文字框”按钮可以方便 地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选 择“对象格式”\“图案”,选择“无边框”项即可。

27、如何快速地将数字作为文本输入? 在输入数字前加一个单引号“”’,可以强制地将数字作为文本输入。

28、如何定义自己的函数? 用户在 Excel 中可以自定义函数。

切换至 Visual Basic 模块,或插入一页新的模块表 (Module),在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序,按 Enter 确认后完成编 写 工作,Excel 将自动检查其正确性。

此后,在同一工作薄内,你就可以与使用 Exed 内部函数一 样在工作表中使用自定义函数,如: Function Zm(a) If a< 60 Then im=‘不及格” Else Zm=“及格” End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不同的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数? 可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下, 采用链接的方法(也就是在调用函数时加上该 函数所在的工作簿名)。

假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF.XLS,现要在另一 不同工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数,应首先确保 MYUDF.XLS 被打开,然后使用下述 链接的方法: =MYUDF.XLS! ZM(b2) 30、如何快速输入数据序列? 如果你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列,千万别逐条输 入, 为何不让 Excel 自动填充呢?在第一个单元格内输入起始数据, 在下一个单元格内输入第二 个数据, 选定这两个单元格, 将光标指向单元格右下方的填充柄, 沿着要填充的方向拖动填充柄, 拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。

如果能将自己经常要用到的某些有规 律的数据(如办公室人员名单),定义成序列,以备日后自动填充,岂不一劳永逸!选择“工具” 菜单中的“选项”命令,再选择“自定义序列”标签, 在输入框中输入新序列,注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔(例如:张三,李四,王二……),单击“增加”按钮将输入的 序列保存起来。

31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中,介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。

其实,使用鼠标 右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。

在某单元格内输入数据, 按住鼠标右键沿着要填充序列的 方向拖动填充柄,将会出现包含下列各项的菜单:复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、 以值填充;以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充;序列……此时,你可以根据需要 选择一种填充方式。

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图5

32.如果你的工作表中已有某个序列项,想把它定义成自动填充序列以备后用,是否需要按照 上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项? 不需要。

有快捷方法:选定包含序列项的单元格区域,选择“工具”\“选项”\“自定义序列”, 单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框, 按“确定”按钮返回工作表, 下次 就可以用这个序列项了。

33、上例中,如果你已拥育的序列项中含有许多重复项,应如何处理使其没有重复项,以便使 用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列? 选定单元格区域,选择“数据”\“筛选”\“高级筛选”,选定“不选重复的记录”选项,按“确定” 按钮即可。

34、如何对工作簿进行安全保护? 如果你不想别人打开或修改你的工作簿,那么想法加个密码吧。

打开工作薄,选择“文件” 菜单中的“另存为”命令, 选取“选项”, 根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件 D 令”, 按“确定”退出。

工作簿(表)被保护之后,还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护,起到双重 保护的功能,此时你可以这样做:首先, 选定需保护的单元格区域,选取“格式”菜单中的“单元格” 命令,选取“保护”, 从对话框中选取“锁定”, 单由“确定”按钮退出。

然后选取“工具”菜单中的“保护” 命令,选取“保护工作表”,根据提示两次输入口令后退出。

注意:不要忘记你设置有“口令”。

35、如何使单元格中的颜色和底纹不打印出来? 对那些加了保护的单元格,还可以设置颜色和底纹,以便让用户一目了然,从颜色上看出 那些单元格加了保护不能修改,从而可增加数据输入时的直观感觉。

但却带来了问题,即在黑白 打印时如果连颜色和底纹都打出来,表格的可视性就大打折扣。

解决办法是:选择“文件”\“页面 设置”\“工作表”,在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。

之后,打印出来的表格就面目如初 了。

表格的基本操作】 【excel 表格的基本操作】excel 表格的 35 招必学秘技导读 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表,也许你已利用 Excel 函数实现 过上千次的复杂运算,也许你认为 Excel 也不过如此,甚至了无新意。

但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Excel 全部技巧的百 分之一。

本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于 Excel 的别 样风情。

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图6

让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中,如果想让大于等于 2000 元的工资总额以“红色”显示,大于等于 1500 元的工资总额以“蓝色”显示,低于 1000 元的工资总额以“棕色”显示,其它 以“黑色”显示,我们可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令, 打开“条件格式”对话框。

单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项, 在后面的方框中输入数值“2000”。

单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将 “字体”的“颜色”设置为“红色”。

2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于 1500,字体设 置为“蓝色”;小于 1000,字体设置为“棕色”)。

3.设置完成后,按下“确定”按钮。

看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有 效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。

1.在 Sheet2 中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业” 等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。

2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后, 按“回车”键进行确认。

仿照上面的操作,将 B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”…… 3.切换到 Sheet1 中, 选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列), 执行“数据→有 效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按 钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个 体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。

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图7

再选中需要输入企业名称的列(如 D 列), 再打开“数据有效性”对话框, 选中“序 列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。

4.选中 C 列任意单元格(如 C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别” 填入单元格中。

然后选中该单元格对应的 D 列单元格(如 D4),单击下拉按钮,即 可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右 击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。

建立“常用文档 新菜单 建立 常用文档”新菜单 常用文档 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便 随时调用。

1.在工具栏空白处右击鼠标, 选“自定义”选项, 打开“自定义”对话框。

在“命令” 标签中, 选中“类别”下的“新菜单”项, 再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更 改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。

2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项), 在右边“命令”下面任选一项(如“超 链接”选项), 将它拖到新菜单(常用文档)中, 并仿照上面的操作对它进行命名(如“工 资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作,多添加几个文档列 表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快 捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。

通过按“查找范 围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹,并选中该工作 簿文档。

重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档” 菜单,单击其中的相应选项即可。

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图8

提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入” 菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以 制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。

1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名?如 “fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。

选中“录制宏” 工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击 “录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。

仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。

2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具 栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。

切 换到“命令”标签中, 选中“类别”下面的“宏”, 将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专 业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。

3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第 2 个秘技的第 1 点对它们进行命名。

4.右击某个命名后的按钮, 在随后弹出的快捷菜单中, 选“指定宏”选项, 打开“指 定宏”对话框,选中相应的宏(如 fuhao1 等),确定退出。

重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。

5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工 具栏,向单元格中快速输入专业符号了。

视面管理器”保存多个打印页面 用“视面管理器 保存多个打印页面 视面管理器 有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。

1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它 们再右击鼠标, 在随后出现的快捷菜单中, 选“隐藏”选项, 将不需要打印的行(或列) 隐藏起来。

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图9

2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮, 弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。

3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。

4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称, 单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下, 按下工具栏上的“打印”按钮,一切就 OK 了。

让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按 拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。

1.执行“格式→选项”命令, 打开“选项”对话框, 进入“自定义序列”标签中, 在“输 入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间” 等),单击“添加”和“确定”按钮退出。

2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话 框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定 义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。

1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格 格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下 面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。

2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。

3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密 码后,“确定”返回。

经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用 Excel 的 透明功能也不能让其现形。

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图10

提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以 防止别人删除你隐藏起来的数据。

让中、 让中、英文输入法智能化地出现 在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切 换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域, 执行“数据→有效性”命令, 打开“数据有效性” 对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项 后,“确定”退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时, 中文输入法(输入 法列表中的第 1 个中文输入法)自动打开, 当选中其它单元格时, 中文输入法自动关 闭。

自动更正”输入统一的文本 让“自动更正 输入统一的文本 自动更正 你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。

1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。

2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符, “pcw”用小写), 在“替 换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。

3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw” 的大小写?,然后确认一下就成了。

在 Excel 中自定义函数 Excel 函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。

我们可以自定义一个函 数,来完成一些特定的运算。

下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数: 1.执行“工具→宏→Visual Basic 编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),

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图11

打开 Visual Basic 编辑窗口。

2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块 1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码: Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口,自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢? 1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为 背景的图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住 Ctrl 键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时 选中这些单元格(区域)。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中, 选中“白色”。

经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的 单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。

提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

用连字符“&”来合并文本 来合并文本 用连字符 如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符 “&”就能将它搞定(此处假定将 B、C、D 列合并到一列中)。

1.在 D 列后面插入两个空列(E、F 列),然后在 D1 单元格中输入公式: =B1&C1&D1。

2.再次选中 D1 单元格,用“填充柄”将上述公式复制到 D 列下面的单元格中, B、C、D 列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。

3.选中 E 列,执行“复制”操作,然后选中 F 列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,

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图12

打开“选择性粘贴”对话框, 选中其中的“数值”选项, 按下“确定”按钮, 列的内容(不 E 是公式)即被复制到 F 列中。

4.将 B、C、D、E 列删除,完成合并工作。

提示:完成第 1、2 步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除 B、C、D 列,公式会出现错误。

故须进行第 3 步操作,将公式转换为不变的“值”。

生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题, 有不少人采取录制宏或 VBA 的方法 来实现,这对于初学者来说有一定难度。

出于此种考虑,我在这里给出一种用函数 实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在 Sheet1 工作表的 A1 至 G64 单元格区域中, 其中第 1 行为标题,第 2 行为学科名称。

1.切换到 Sheet2 工作表中, 选中 A1 单元格, 输入公式: =IF(MOD(ROW(), 3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A: $G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

2.再次选中 A1 单元格,用“填充柄”将上述公式复制到 B1 至 G1 单元格中;然 后,再同时选中 A1 至 G1 单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到 A2 至 G185 单元格中。

至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后, 同时选中 A1 至 G2 单元格区域(第 1 位学生的成绩条 区域), 按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮, 在随后出现的边框列表中, 选中“所 有框线”选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的 操作)。

4.同时选中 A1 至 G3 单元格区域, 点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮, 然后

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图13

按住鼠标左键,自 A4 拖拉至 G186 单元格区域,为所有的成绩条添加边框。

按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。

Excel 帮你选函数 在用函数处理数据时, 常常不知道使用什么函数比较合适。

Excel 的“搜索函数” 功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。

执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中 输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选 出来,并显示在“选择函数”下面的列表框中。

再结合查看相关的帮助文件,即可快 速确定所需要的函数。

有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、 Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用 Excel 的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图→工具栏→监视窗口”命令, 打开“监视窗口”, 单击其中的“添加监视” 按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加” 按钮。

重复前述操作,添加其它“监视点”。

以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单 元格内的数据和相关信息。

为单元格快速画边框 在 Excel 2002 以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦, Excel 2002 对此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘 图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单 元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。

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图14

提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在 错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。

②如果需要画出不同颜色的边 框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜 色后,再画边框即可。

③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入 文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel 就能自动判断、即时分析并弹出警 告,那该多好啊!要实现这一功能,对 Excel 来说,也并不难。

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的 方便, 我们希望“年份”都用一个四位数来表示。

所以, 我们可以单击“数据”菜单的“有 效性”选项。

在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。

然后 在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。

同时,我们再来到“出错警告”卡 片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息” 栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。

”字样。

很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel 就会弹出 示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续 录入。

神奇吧?其实,在 Excel 的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格 式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自 作主张,自己设计一种检测标准,让你的 Excel 展示出与众不同的光彩呢。

我们知道每次打开 Excel,软件总是默认打开多张工作表。

由此就可看出 Excel 除 了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。

要 协调关联,当然首先就需要同步输入。

因此,在很多情况下,都会需要同时在多张 表格的相同单元格中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名

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图15

“Sheet1”,然后按住 Shift 键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想 关联的表格不在一起,可以按住 Ctrl 键进行点选)。

此时,我们看到 Excel 的标题 栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。

在需要 一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格 的同一位置都显示出相应内容了。

但是,仅仅同步输入是远远不够的。

比如,我们需要将多张表格中相同位置的 数据统一改变格式该怎么办呢?首先, 我们得改变第一张表格的数据格式, 再单击“编 辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。

这时,Excel 会弹 出“填充成组工作表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中 所有表格该位置的数据格式都改变了。

改变文本的大小写 在 Excel 中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据 库,而是函数。

不要以为 Excel 中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的 内容,Excel 都有对它编辑的特殊函数。

例如改变文本的大小写。

在 Excel 2002 中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。

它们分别是: “=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本 全部转换成小写;“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每 个单词的首字母为大写等。

例如,我们在一张表格的 A1 单元格中输入小写的 “excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是 “EXCEL”。

同样,如果我们在 A3 单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单 元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。

提取字符串中的特定字符

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图16

除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省 时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等 信息。

如果我们想快速从 A4 单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格, 提取的字符数)”函数,它表示“从 A4 单元格最右侧的字符开始提取 2 个字符”输入 到此位置。

当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字 符数)”函数了。

还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取 几个字符。

比如我们要想从 A5 单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元 格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。

意思是:在 A5 单元格中提取第 4 个字符后 的两个字符,也就是第 4 和第 5 两个字。

把基数词转换成序数词 将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。

因为它没有一个十分固 定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”、“2”、 “3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。

而且,“11”、“12”、“13”这 3 个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的。

因此,实现起来似乎很复杂。

其 实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。

不信, 请看: “=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RI GHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。

该公式 尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的,则加 上“th”后缀;②如果第 1 原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以 “2”结尾使用“nd”、 以“3”结尾使用“rd”; ③如果第 1、 原则都无效, 2 那么就用“th”。

因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

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图17

和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就 是将金额中的空位补齐, 或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。

其实, Excel 在 中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。

它的基本格式是“=REPT(“特殊符 号”,填充位数)”。

比如,我们要在中 A2 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 16 位,就只须将 公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将 A3 单元格中的 数字从左侧用“#”号填充至 16 位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”; 另外,如果我们想用“#”号将 A4 中的数值从两侧填充,则需要改为 “=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不 够专业,要在 A5 单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为: “=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″) )))”,一定能满足你的要求。

创建文本直方图 除了重复输入之外, “REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建 由纯文本组成的直方图。

它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照 指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E 列”作为直方图中“预算内” 月份的显示区,将“G 列”则作为直方图中“超预算”的显示区。

然后根据表中已有结 果“D 列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。

具体步骤如下: 在 E3 单元格中写入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”, 也拖动填充柄至 G14。

我们看到,一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已 展现眼前,方便直观,简单明了。

计算单元格中的总字数

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图18

有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总 字数。

要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用 “TRIM”函数来删除空格。

比如现在 A1 单元格中输入有“how many words?”字样, 那么我们就可以用如下的表达式来帮忙: “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″ ,″″) )+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM” 函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空 格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

关于欧元的转换 这是 Excel 2002 中的新工具。

如果你在安装 Excel 2002 时选择的是默认方 式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。

不过,我们可以先选择“工具”菜单中 的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后 Excel 2002 就会 自行安装了。

完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于欧元 和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。

与 Excel 的其他函数窗口一样,我们可以 通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前后的不同币种 即可。

所示的就是“100 欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。

当然, 为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧元”按钮,这样 所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。

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图19

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